ExtraEnergy.org : association indépendante de promotion du velo electrique depuis 1992...

 

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 "Rhône-Alpes Roule Electrique"

juin 2008 - mai 2010
(programme initial juin 2008 - mai 2011)

 

ExtraEnergy sait que le changement de mobilité des uns et des autres passent à la fois par une prise de conscience et par une découverte. La prise de conscience est individuelle, fonction des paramètres qui nous entourent. La découverte c'est le programme TEST-IT.

Pour doper le marché rhônalpin du deux roues électriques, ExtraEnergy France se proposait au travers du programme "Rhône-Alpes roule électrique" de référencer, d'accompagner et de soutenir les projets impliquant l'utilisation des deux roues à assistance électrique.

Ce programme s'adressait aux collectivités, aux administrateurs de biens touristiques, aux professionnels du cycle et à tous porteurs de projet qui auraient souhaités un accompagnement et une mise en relation des différents acteurs et partenaires pour rendre possible et durable des projets ou des expérimentations qui n'ont pas encore de réalité économique.

 

Les OBJECTIFS du programme RRARE :

 

La METHODOLOGIE à l'initial du programme :

Comment le programme RRARE va doper le marché rhônalpin :
- en favorisant la visibilité des vélos électriques par le public. C'est un produit méconnu, qui subit l'imaginaire populaire sur son fonctionnement et ses performances.
- en ouvrant les champs d'application de son utilisation. Que peut-on faire avec ? Peut-on avoir un retour d'expérience dans des conditions similaires à la sienne ?...
- en offrant une visibilité pour les vendeurs. C'est actuellement un produit encore considéré comme marginal par les professionnels du cycle, mais qui peut très facilement séduire une population réfractaire au vélo.
- en donnant au public des arguments pour se forger une idée sur les produits, en les comparant dans des conditions similaires, en dehors des argumentaires commerciaux.

Comment le programme RRARE va référencer les projets :
- dans de très nombreux cas, le vélo à assistance électrique peut supplanter la voiture ou le cyclomoteur pour les déplacements de courtes distances...
- de nombreuses collectivités ont besoin d'un référentiel clair pour se forger une opinion sur les projets qui leur sont proposées...
- l'ouverture de perspectives favorise allègrement la création d'initiative...
- de nombreux projets inexploités existent déjà...

Comment le programme RRARE va accompagner les projets :
- le projet RRARE est avant tout mené par des personnes qui connaissent les problématiques et qui savent y apporter les solutions adéquates...
- issu d'une volonté commune entre les partenaires publics et privés de faire aboutir l'émergence de nouvelles solutions de mobilité impliquant des deux roues électriques, les portes à franchir seront naturellement plus accessibles...
- la vision transversale des acteurs est essentielle pour une implantation réussie. Chaque corps de métier a besoin d'un autre pour obtenir un résultat cohérent et durable.

Comment le programme RRARE va soutenir les projets :
- le programme RRARE est dôté de moyens techniques pour accompagner les projets en phase d'amorçage. Il agira comme un facilitateur pour placer les projets dans un régime de croisière très tôt dans leur évolution.
- le programme RRARE s'échelonne sur trois ans, le temps suffisant pour conférer à un projet la maturité suffisante à son autonomie.

Qui peut participer au programme RRARE :

Nous avons tentés pendant les deux premières années de développement du programme RRARE de nous faire connaître auprès de ces différents intervenants. L'arrêt prématuré du programme RRARE, laisse apparaître que néanmoins, la demande est amorcée et que nous continuons à recevoir des sollicitations en Rhône-Alpes et ailleurs.

 

Le POSITIONNEMENT du programme RRARE sur le territoire rhônalpin :

Le mode de fonctionnement des collectivités territoriales ne permet de définir une entité externe comme un référent sur une thématique bien précise. En tout cas, si cela était possible, notre positionnement ne pouvait en aucun cas d'être le référent unique des partenaires institutionnels en matière de vélos à assistance électrique. Pour se faire, le programme RRARE aurait du être une initiative portée par eux et mandatée dans le cadre d'un appel d'offres.

De fait, le travail fourni par ExtraEnergy France dans le cadre du programme RRARE ne peut avoir qu'un aspect consultatif. En aucun cas, un porteur de projets n'est tenu de s'adresser directement à l'association pour l'accompagnement de son (ses) projet(s).

Notre rôle a donc été de diffuser en libre accès, sur les évènementiels, lors de rencontres informelles..., le maximum d'informations pour que les idées d'un jour prennent forme ou s'évaporent avec les informations que nous avons tentés de communiquer pour clarifier certaines situations.

Il apparaît donc que le retour des actions du programme RRARE est supérieur à la seule vision des actions passées intégralement entre nos mains, puisque avant notre intervention, le territoire rhônalpin ne comptait que quelques rares initiatives et que depuis, celles-ci fourmillent. Ces résultats indirects sont malheureusement très difficile à quantifier.

Néanmoins, ExtraEnergy France a développé le programme "Rhône Alpes roule électrique" pour créer une émulation, permettre à tous ces acteurs de se rencontrer et de développer ensemble les projets utilisant des vélos à assistance électrique.

ExtraEnergy France a pour objectif de référencer, d'accompagner et de soutenir les projets qui ont auront une réalité concrète et durable sur le changement des mobilités individuelles, le développement d'activités touristiques... et celà avant, pendant et après le programme RRARE.

Pour celà, nous vous invitons à consulter les rubriques suivantes qui vous donnent des informations complémentaires sur les pistes que nous avons explorées pour valoriser le développement de l'utilisation du vélo à assistance électrique en région Rhône-Alpes.

 

Intégration du vélo à assistance électrique dans un problématique déplacement domicile-travail Intégration du vélo à assistance électrique dans un problématique touristique

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Intégrer le vélo électrique aux modes de déplacement d'un territoire : démarche & applications
Retranscription de la Conférence de clôture du programme RRARE réalisée à Lyon en mai 2010

 

Le COMPTE RENDU du programme RRARE :

1°) La promotion et sensibilisation au vélo électrique par la réalisation d’événements et d’animations ponctuels.

Les évènements réalisés depuis la mise en place du programme RRARE sont nombreux et facilitent localement la visibilité des produits et des partenaires par le grand public.

Un évènement de promotion et de sensibilisation se caractérise par une zone d'essai fermée, sécurisée, aménagée pour être un condensé d'une utilisation d'un vélo à assistance électrique en utilisation. Présenté en tant qu'une animation à l'intérieur d'un évènement grand public (lié ou pas avec le vélo) un évènement de promotion doit revêtir un caractère ludique pour attirer le public, et à la fois technique pour permettre de concrétiser l'amorce impulsée par l'essai en une réflexion sur sa mobilité.

Pourquoi un évènement de promotion et de sensibilisation au vélo électrique attire le public ?

Le nombre d'articles dans les médias concernant les vélos électriques n'a cessé de se renforcer depuis 2007, quelque soit le type de média, presse écrite, internet, télévisuelle... Le vélo électrique est un produit "novateur" durable dans un monde de consommation éphémère. Il apporte un caractère de nouveautés à un produit connu de tous : le vélo. Il est donc accessible dans l'inconscient de tous.
Le visiteur d'un salon est toujours réceptif à une animation gratuite qui lui est proposée. La pression médiatique sur le produit renforce sa curiosité et il souhaite naturellement se faire sa propre opinion sur celui-ci.

L'association ne vend pas de vélos, ce caractère non commercial de l'essai intéresse énormément les personnes qui hésitent à considérer le produit comme une alternative crédible. L'étape de visite chez un détaillant cycle est parfois une barrière à franchir, soit par la peur d'une vente "forcée" (alors que les personnes souhaitent juste un renseignement sur le produit), soit par l'impossibilité d'essayer les produits.
ExtraEnergy réalise des animations de promotion et de sensibilisation aux vélos électriques depuis 1998 sur les salons internationaux, et l'intérêt est très loin de s'essouffler. Pour exemple, au dernier salon Bike Expo à Munich en juillet 2010, la première heure d'ouverture de la piste d'essai ExtraEnergy à vu passer plus de 1000 essayeurs ! 

Le bénéfice pour le territoire est énorme : les détaillants valident des ventes car le travail de rassurer le consommateur potentiel en amont est déjà fait, les collectivités voient évoluer l'intérêt pour les mobilités douces, ce qui vient en renfort de leur politique de développement... Nous avons néanmoins rencontrer systématiquement un scepticisme de l'intérêt d'une telle animation en amont d'un évènement, mais jamais après l'avoir réalisé (taux de satisfaction des organisateurs & visiteurs élevé).

Le taux de conversion a été estimé à :
< à 1% dans les quinze jours suivant l'essai,
env. 3,5% dans les trois mois après l'essai,
données au delà de 3 mois indisponible car perte de contact avec les visiteurs.

répartition géographique de nos visiteurs :

local < 20 km au delà
origine géographique des visiteurs sur les évènements RRARE 55% 40% 5%


répartition age de nos visiteurs :

14-25 ans 26-35 ans 36-55 ans au delà de 56 ans
pyramides des ages des visiteurs sur les évènements RRARE 10% 7% 48% 35%

 

La démonstration de vélos électriques : intérêt & impacts
Retranscription de la Conférence de clôture du programme RRARE réalisée à Lyon en mai 2010

 

Listing des évènements réalisés dans le cadre du programme RRARE 2008-2010 :

Les évènements de l'année 2008 ont été réalisés gratuitement comme cela avait été convenu initialement avec les partenaires. En Novembre 2009, il a été demandé expressément à ExtraEnergy de facturer les évènements aux organisateurs (voir compte rendu financier).

2008 2009 2010

juin

  évènement SOLAR EVENT mars

animation Tourisme Montagne

  mars

évènement La Cote St André

évènement ITINERAIRES NATURE

avril

animation PNR VERCORS Hébergeurs

avril

évènement SDD Cluses

évènement ITINERAIRES NATURE

animation MONTEE ELECTRIQUE

mai

évènement Fête du VAE

juillet

animation MOBILAC

mai

animation PNR BAUGES

évènement SAVOIE RANDO LAC 10

évènement VERCORS HABITAT

animation PNR Ardèche + OT Vals

août

évènement FETE DU BLEU

évènement SAVOIE RANDO LAC 09

septembre

évènement SEMAINE MOBILITE

animation FEDER

évènement SAVOIE RANDO LAC 08

juin

évènement MONTEE ELECTRIQUE

octobre

animation CAVIL

animation VERSAND NORD

évènement Solar Event 09

évènement ROCHETAILLE

juillet

évènement ARAVIS et CIE

 

évènement FETE du BLEU

  animation MAISON du FLEUVE RHONE
  animation PNR VERCORS Hébergeurs
  août évènement FETE des BUCHERONS
  septembre animation CONGRES PNR
  évènement Semaine de la Mobilité
  animation ECAM
  animation RENCONTRE DEPT CYCLABLES
  animation MAPED
  animation ECOLE des PONTS
  octobre évènement FETE des TRANSPORTS
  animation PNR ARDECHE Hebergeurs
  animation Fédération Nationale des PNR
  Novembre évènement ECAM

(évènement = grand public ; animation = public privé ou restreint)

 

Au cumul, sur 2 ans, c'est environ 5.000 tests qui ont été réalisés sur une quarantaine d'évènements et animations. Dans le cadre de notre mission, nous avons su consacrer du temps aux personnes qui le souhaitaient afin de diagnostiquer le cas échéant des projets éventuels. Notre participation traite en moyenne à 10 à 15% de la fréquentation totale de l'évènement.
Moyenne durée évènement : 1,45 jour, soit env. 60 journées.
Moyenne visiteurs/jour évènement : env. 84 pax/jour avec une moyenne de 10 min consacrée par pax.
Régularité de fréquentation du site : ratio de 1 à 10 en fonction des heures de la journée.

En comparaison, le programme de référence au niveau européen, mis en place par NewRide en Suisse (depuis 2005) a obtenu 7.000 tests en 161 journées en 2008. La taille de la plupart des évènements réalisés sont plus petits mais beaucoup plus nombreux : leurs journées sans voitures sont un véritable benchmark pour faire évoluer celles que nous réalisons en France... NewRide est une association qui regroupe des collectivités, des entreprises et des détaillants dont la fonction première est la promotion des véhicules électriques sur le territoire Suisse. Elle s'appuie donc sur un réseau de membres pour réaliser les évènements, ne déplaçant que la logistique légère et quelques personnels (les vélos sont fournis par les détaillants locaux).

Remarque : Avec un fonctionnement optimal, il aurait été pertinent de budgétiser et de réaliser des opérations de promotion du programme à l'extérieur du territoire : c'est à la fois bon pour le programme et la visibilité des partenaires.

Le salaire d'une deuxième personne a été financé par le FEDER et la Région Rhône-Alpes sur la tranche 2009-2010 afin d'augmenter le nombre d'évènements et de lisser la charge. Concentrés majoritairement en mai/juin/juillet et septembre/octobre, et principalement en week-end, le taux d'utilisation du matériel est faible et la gestion du personnel devient compliquée. A contrario, Newride peut réaliser une trentaine d'évènements par mois, grâce à la multiplication du matériel et l'aide des adhérents/détaillants locaux pour organiser ou mettre en place l'évènement.

La taille des évènements auxquels nous avons participé reste néanmoins très modeste, au mieux environ 20.000 personnes sur 3 jours. Sur le territoire régional, il n'y a pas de salons grand public à forte fréquentation qui ont jugés notre prestation pertinente surtout lorsqu'on leur annonçait que la prestation était payante. Les organisateurs d'évènements facturent au mètre carré utilisé. Les détaillants préfèrent prendre le risque de faire essayer leurs vélos dans les allées plutôt que de payer une côte part supplémentaire à leur stand.
Entre 2008 et 2009/2010, la fréquentation des évènements a très nettement été en baisse suite à la diminution des budgets communication sur les très gros évènements en raison de la crise économique.

Il est à noter que le comportement des visiteurs sur nos évènements est différents des visiteurs sur des salons en Allemagne où ExtraEnergy réalise des opérations similaires : le visiteur teste plus longuement les produits et n'hésite pas à faire des tests comparatifs. En France, nous avons beaucoup plus rencontré un test unique, court, quelques questions précises, comme si cela suffisait pour se faire une idée précise du produit. Cela s'en ressentira sur la qualité de l'achat.

Méthodologie pour mise en place d'un évènement de promotion et de sensibilisation aux vélos électriques

Organisateurs de salons, collectivités, trouvez ici les questions préliminaires à se poser avant d'organiser une démonstration grand public de promotion ou de sensibilisation aux deux roues électriques...

En conclusion, la promotion et la sensibilisation à l'usage des vélos à assistance électrique est un formidable outil pour aller au devant du consommateur afin d'initier un changement de mobilité en lui présentant une alternative crédible sans agressions commerciales. C'est aussi le moyen d'initier des idées auprès des porteurs de projets potentiels. Il faut néanmoins considérer que ce n'est qu'un évènementiel, donc sans suite à en attendre et non pas une réunion de groupe de travail avec des engagements à la clef. LA seule chose qu'il faut en attendre, c'est que le visiteur parte avec une appréciation positive sur le produit. Ce qu'il en fera plus tard est objectivement, hors de notre portée.
Grande satisfaction : réussir à faire autant d'évènements avec aussi peu de budget.

Problèmes rencontrés :
- manque de budget des organisateurs / prestation pas prise au sérieux,
- espace disponible insuffisant sur les évènements,
- soutien timide des détaillants ayant peur d'une confrontation de leurs produits avec d'autres,
- on a commencé à être performant lorsqu'une personne a été dédiée à l'évènementiel, c'est à dire au 3/4 du programme,
- nous n'avons pas mis le budget nécessaire au lancement du fait d'un manque de trésorerie et d'une confirmation tardive des subventions, donc nous y sommes allés timidement à la hauteur des moyens disponibles.

 

2°) Identification de projets impliquant l’utilisation de vélos à assistance électrique.

Durant les deux années du programme RRARE, nous avons souvent été questionné sur les pré-requis pour intégrer des vélos électriques dans une entreprise, une collectivité ou un projet locatif ou touristique.

L'association n'ayant même pas un rôle consultatif pour l'obtention d'une subvention, nos actions se sont concentrées sur le diagnostic des territoires les plus propices, la diffusion d'informations auprès des intervenants (communautés de communes, loueurs, offices de tourisme, developpeurs touristiques...), la mise à disposition d'éléments contradictoires permettant une auto-appréciation des projets par leurs créateurs.

 
résultats problématiques
Collecte de données - historique ?
- analyse territoriale,
- inventaire des intervenants,
Prise de contact intervenants du territoire - mailing,
- demande de mise en réseau,
- rdv personnalisé,
- mise en situation / simulation,
- turn over,
- multiplicité des intervenants,
- définition du champ d'intervention de chacun,
existence d'un projet - prise de contact avec les relais intuitifs comme les Office de Tourisme et les détaillants - connaissance de son existence = phase lancement déjà entamée

Problèmes rencontrés : 
- nous avons du faire nos preuves avant que l'on nous confie des informations (l'association a été créée en France fin 2007),
- ne pas être identifié comme un référant régional nous a placé au même niveau que tous les intervenants, ni plus ni moins, d'où un rôle seulement consultatif,
- certains porteurs de projets nous demandait des réponses précises sans vouloir nous exprimer leur projet...

 

3°) Diagnostic et développement d’offres de vélos à assistance électrique notamment locative par le développement des professionnels du cycle et des offres de vélo-stations.

Cette prestation réalisable par ExtraEnergy France dans le cadre du programme RRARE est soumise au bon vouloir et à la demande expresse des professionnels du cycle et des vélo-stations.

Aucune mission allant dans le sens d'une enquête par visiteurs mystère ne nous a été confiée.

Le diagnostic et le développement d'offres passe donc par une demande expresse d'accompagnement d'un professionnel du cycle ou d'une vélo-station. En dehors d'un cadre de projets, notre intervention se limite à la communication d'outils, la mise en relation entre acteurs...

Problèmes rencontrés :
- notre prestation n'avait pour plus value que d'améliorer des dispositifs pouvant déjà fonctionner sans,
- objectif ayant nécessité une stratégie de déploiement portée par la Région Rhône-Alpes avec nous comme prestataire.

 

4°) Accompagnement personnalisés et déploiement de flottes d’évaluation sur les projets.

En partant des différentes étapes d'un projet qu'il soit touristique ou d'entreprise, il était prévu un accompagnement personnalisé et une mise en simulation lorsque la demande était formulée.

L'accompagnement personnalisé dans le cadre du déploiement d'une flotte s'appuie sur une succession d'outils thématiques (voir paragraphe ci-dessous) évalués conjointement avec le porteur de projets.

Dans une succession d'étapes logiques dans le développement d'un projet (voir documents méthodologie d'intégration de VAE), une mise en situation pour évaluer le potentiel du projet, valider des choix techniques ou tout simplement sensibiliser une population d'acteurs ou de partenaires à un projet...

Nous avons réaliser à plusieurs reprises une présentation thématique sur le déploiement d'une flotte locative de vélos à assistance électrique à des partenaires dans la création d'un réseau (points locatifs, hébergeurs...) en évaluant un parcours test pour imager les problématiques évoqués en réunion.

Problèmes rencontrés :
- l'utilisation de vélos à assistance électrique dans une problématique de transit de personnes n'est pas dans les moeurs, et l'offre étant inexistante,
il faut avoir connaissance d'un besoin potentiel pour que nous puissions offrir ce service en remplacement du transfert de personnes par bus ;
- le déploiement de flottes d'évaluation par l'association peut rentrer dans le cadre concurrentiel, d'autant plus que la flotte à disposition a été en partie subventionnée, surtout si le déploiement n'est pas envisagé dans le cadre d'un développement de projets.
- l'utilisation d'une flotte de vélos est soumise à des obligations complémentaires à la police d'assurance ainsi que la présence d'un encadrement diplômé et d'une déclaration en Préfecture.

 

5°) Évaluation et réalisation de supports de synthèse des projets permettant le transfert d’informations sur le développement d’offres locatives locales par des professionnels, des associations, des entreprises ou des autorités organisatrices de transport.

 

Il a été demandé par les services de la Région Rhône-Alpes, à postériori du démarrage du programme, la réalisation d'un livre blanc pour l'intégration de vélos électriques dans une flotte de collectivités. 

Un certain nombre d'informations ont été regroupées dans différents supports de synthèse thématiques, afin de répondre à la multiplicité des problématiques. Ces différents éléments ne sont pas forcément issus du travail réalisé dans le cadre du programme RRARE, néanmoins ils apportent une réponse à des questionnements concrets.

 
Explications sur les vélos à assistance électrique (définition, historique, raisons de l’apparition)

- lien externe hors RRARE : www.toutsurlevae.org

- lien externe hors RRARE : inventaire des produits disponibles en France par l'AVEM
Etudes, sondages, chiffres sur le marché et/ou les usages...
- lien externe hors RRARE : www.gopedelec.eu
- prévisions d'évolution du marché international des vae 2008-2012

- liste des facteurs d'achat et de satisfaction consommateur d'un VAE

Problématique à laquelle répond concrètement le produit / la technique mis en avant...
- memorandum état du marché national des vélos à assistance électrique en 2009

Les avantages concrets pour l’utilisateur du produit ou de la solution présenté(e)...
- fiabilisation de la mise à disposition d'une flotte nop
- viabilité commerciale d'une offre touristique nop
- référencement des offres touristiques / valorisation des expérimentations nop
- ressources documentaires présentes sur le présent site intenet nop
Prévisions d’évolution du marché /des produits / technique...
- prévoir l'évolution des solutions de Vélos Libre Service adaptées aux VAE nop
- prévoir l'augmentation des offres internes aux entreprises, PDE et PDIE nop
- augmentation du nb de villes proposant des subventions à l'achat pour les VAE nop
Éléments d'expertise - tests comparatifs produits...
- lien externe hors RRARE : liste des tests comparatifs produits
- lien externe hors RRARE : tests comparatifs édités par 60 millions de consommateurs
- inventaire des solutions adaptés aux transports en montagne 
(suite demande Vice Président Transports RRA à la Fête des Transports 2009)
- diagnostic territorial Région Rhône-Alpes appliqué au programme RRARE
Conseils pour bien choisir une solution...
- choix d'un vélo à assistance électrique pour un particulier : 
- méthodologie d'intégration de vélos à assistance électrique dans une entreprise ou une collectivité
- développé méthodologique d'intégration de VAE en usage partagé
- inventaire des problématiques sécuritaires liées à l'exploitation de vélos électriques
- Méthodologie pour mise en place d'un évènement de promotion et de sensibilisation aux vélos électriques
Témoignages, retours d’expériences, cas concrets...
- inventaire des solutions touristiques européennes utilisant des vélos à assistance électrique

ce tableau a été réalisé à partir des critères de définition d'un livre blanc

 

Problèmes rencontrés :
- besoin de développer les supports et de les tester en même temps pour vérifier le cadrage avant publication finale,
- état des lieux sous estimé au démarrage du programme, nécessitant la collecte d'un très grand nombre d'informations pour "rétablir" les bases pour un programme de développement,
- c'est un travail de fourmis sous estimé en personnel et temps...

 

6°) La formation et l’accompagnement des collectivités, des associations des revendeurs et des gestionnaires de flottes.

Le principe de base du fonctionnement d'ExtraEnergy consiste à mettre à disposition dans le domaine public, un nombre important d'informations, d'outils, de liens afin que tous projets en soit facilité.

Toute personne en faisant la demande peut bénéficier de notre accompagnement. Dans le cadre du programme RRARE, la demande d'intervention s'effectuait par la présentation du projet ou de la demande par l'intermédiaire d'une présentation de projets reprenant le formalisme mise en place pour RRARE lui-même et ce afin de pouvoir mettre en oeuvre les outils de suivi nécessaire à la valorisation des fonds de co-financements avancés par les partenaires financiers du programme.

Problèmes rencontrés :
- pour rendre cette offre attractive, il fallait pouvoir en démontrer l'intérêt : beaucoup de travail a été fait en amont, mais
nous avons sous estimé le point de départ,
- les intervenants se satisfont du niveau de connaissance des produits qu'ils en ont, principalement car le challenge n'est pas très important : les VAE sont souvent vus comme une action de communication et pas réellement un investissement long terme. Le choix est souvent guidé par le budget,
- notre discours a souvent été jugé élitiste, car nous pronions l'utilisation de produits au-delà de 1500 euros...

 

 

7°) Données financières : état des dépenses réalisées, financements & commentaires

Le programme RRARE a fait l'objet d'un co-financement avec des partenaires publics-privés pour sa mise en oeuvre.

Le Fonds Européen de Développement Régional (Feder), la Région Rhône-Alpes et EDF se sont portés co-financeurs du projet. Les deux derniers s'engageant via une convention portant sur plusieurs sujets globaux ayant trait à la mobilité électrique dont le programme RRARE, avec un montant maximal toute aide comprise de 50.000 euros HT annuel pour EDF.

La Région Rhône-Alpes et le Feder intervenant par l'intermédiaire de subventions sur les postes "salaires & charges", "investissements" et "frais de fonctionnement", évaluées annuellement.

Les subventions sont soumises à publicité des co-financeurs, les documents, les prospectus, les évènements, le matériel a bénéficié d'un marquage faisant apparaître les logos des partenaires (visible sur les documents téléchargeables et lors des évènements). 

Problèmes rencontrés : Certains des investissements que nous avons réalisés se sont révélés difficiles à sticker, comme les barrières conçues dans un plastique "gras" offrant très peu de prises aux autocollants et les tentes où seul un support brodé et cousu aurait convenu. Nos camions ont été stickés tardivement.

stickers camions 1 et 2 exemple prospectus
affichage des logos des partenaires sur les parcours d'essai (ici la Région Rhône-Alpes)
indication des co-financeurs sur les affiches d'informations et sur les prospectus distribués plaque signalétique des partenaires sur les vélos ayant bénéficiés d'un co-financement affichage des logos des partenaires sur les parcours d'essai (ici le Feder)

 

A - "Salaires & Charges"

Évolution des missions confiées au personnel Temps Plein co-financés par les partenaires.

 année 1  année 2
Tâches J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M Cumul d'heures
évènements / animations (1)                                   1381,07
développement d'outils / compilation (3)                         1344,38
formation / recherche documentaire (2)                                 217,30
action commerciale évènements/animation (1)                       512,09
action commerciale "conseil" (3)         448,13
communication                         633,14
démarchage / contacts téléphoniques (2)                                         507,04
développement de partenariats (1)         178,45
gestion courante                                 371,40
1846 h 3747 h 5593 h

D'une manière générale, on constatera une évolution du "métier" vers une activité plus "commerciale" visant à valoriser et exploiter le travail réalisé en amont. Les premières phases de travail visant à l'identification des acteurs, les dernières à l'exploitation. Le tableau est incomplet dans le sens où, si le programme avait poursuivi son déroulement normal jusqu'en mai 2011, on aurait vu apparaître une phase d'exploitation de résultats et de rédaction des bilans (réalisée néanmoins mais non comptabilisée dans la synthèse car postérieure au 31 mai 2010 - env. 500h).

On notera une évolution des tâches qui suit le renouvellement du personnel, passant de novice à confirmé. L'accumulation des données collectées a permis une exploitation rapide sur les 6/8 derniers mois, à contrario des 6 premiers de la première année, nécessaires à la mise en place. La moyenne a donc été respectée.

Le recrutement a été l'une des problématiques importantes de ce poste budgétaire. La charge et la multiplicité des tâches nécessitaient à la fois un personnel polyvalent et volontaire avec de fortes compétences déjà acquises. Autrement dit, un travail de jeune diplômé, mais aussi de confirmé, donc par définition moins flexible sur les tâches (basiques) à mener au sein d'une association. Compétences, volontariat, flexibilité : le triptyque optimum recherché par tous les chefs d'entreprises et gestionnaires.

En détail : répartition du temps de travail sur les 6 derniers mois du programme RRARE :

Poste évènementiel Poste développement Touristique & PDE
développement de projets / outils 11,8% compilation / développement d'outils 37,5%
démarchage / contacts téléphoniques 12% démarchages / contacts téléphoniques 18%
développement de partenariats 7% recherche documentaires 26%
évènements / animations 59% évènements / animations 8%
communication 10,2% communication 10,5%

 

Mettez en place dès le début des tableaux de suivi horaires du travail des salariés dont le poste est subventionné, avec un niveau de détail suffisant.

 

Financement des postes salaires & charges temps plein

Année 1 (juin 2008 à mai 2009)

Année 2 (juin 2009 à mai 2010)
Budgétisé subvention
RRA/Feder/EDF (€)
réalisé (€) planifié (heures) réalisé (heures) Budgétisé subvention
RRA/Feder (€)
réalisé (€) planifié (heures) réalisé (heures)
30000,00 19829,04 1607,00 1845,50 85000,00 49954,40 4821,00 3747,25
Urssaf   2843,00       10880,35    
Pôle Emploi   843,00       3181,89    
Caisse de Retraite complémentaire   1231,00       4508,80    
Médecine du Travail   117,00          
Cumul salaires   14795,04 1653,03 1845,50  

31383,36

3143,35 3747,25

Sur la deuxième année, trois postes ont été planifiés. En raison du retrait annoncé d'EDF du programme RRARE, nous ne nous sommes engagés que seulement sur deux des trois postes afin d'être en mesure de les maintenir ultérieurement à la réalisation du programme (les postes subventionnés étant obligatoirement en CDI temps plein). Néanmoins, en visualisant les ratios d'heures réalisées/planifiées, on constate qu'une quantité importante de travail a été réalisée.

Le mode de versement de la subvention est sous la forme d'une avance puis d'acomptes sur justificatifs par tranches de 20% à 30% de dépenses réalisées avec solde à l'issu (incluant ou non le remboursement de l'avance). Ce dispositif est pratique, mais il est recommandé d'anticiper l'équivalent d'un trimestre de "salaires + charges" en avance de trésorerie dans la planification financière d'un projet pour gérer le paiement des charges trimestrielles Urssaf, Pole Emploi et Caisses de retraite complémentaires...

Dans le cadre de la prise en charge des salaires et charges par les co-financeurs, EDF est intervenu en avance sur la première année (juin 2008 / mai 2009) à hauteur de 17.000 euros et le solde par la Région Rhône-Alpes (28,34%) et le Feder (28,33%) sur les dépenses prises en compte. La deuxième année (juin 2009 / mai 2010) a été quand à elle répartie à 93% pour le Feder et 1,45% pour la Région Rhône-Alpes sur les dépenses prises en compte.

dépense planifiée dépense réalisée %
Salaires et Charges 120000 69783,44 58,15%

total Salaires & Charges

120000 69783,44 58,15%

Tableau des dépenses réalisées vs dépenses planifiés dans le cadre des subventions Feder/ Région

Ce qui n'est pas évoqué dans une subvention c'est la façon dont sont prises en compte les versements des autres partenaires financiers. Pensez qu'il peut exister une "hiérarchie" dans les partenaires financiers, donc dans la prise en compte des participations dans le budget global et donc dans le calcul des versements. Un versement en totalité d'un partenaire et une dépense inférieure aux planifications peut être considéré comme un sur-financement de la part du partenaire en question, impliquant reversement de tout ou partie de la subvention.
Si vous avez le choix, privilégiez un versement à la réalisation par action si votre trésorerie vous permet d'avancer les dépenses ou des micro-subventions sur des aspects bien précis et ciblés de votre projet le cas contraire. Si votre trésorerie le permet, affectez les acomptes et avances de subventions à un compte bancaire de placement spécifique jusqu'au solde de la subvention pour vous mettre dans une situation sécuritaire.

 

Prenez garde que les subventions européennes sont difficilement nantissables par un établissement bancaire en raison des clauses de retrait et de remboursement qu'elles peuvent comporter. Même si on le sait, il faut toujours considérer les subventions comme un bonus, et faire un business plan opérationnel et une planification de trésorerie sans elles, mêmes si vous devez les intégrer dans le BP de votre demande...

 

 

B) "Investissements"

La budget "investissements" avait pour objectif de compléter le matériel mis à disposition par ExtraEnergy Allemagne à notre structure pour réaliser les opérations de démonstrations et d'animations dans les meilleures conditions possibles.

Au fur et à mesure des opérations réalisées, nous avons du ajuster notre matériel et nos prévisions pour répondre au mieux aux attentes du "public" français, car nous avions basé nos estimations sur les réalisations faîtes outre-rhin.

dépense planifiée dépense réalisée %
complément au parcours de démonstration 5554 7741,03 139,38%
camions + remorque 13210 7680,60 58,14%
flotte de démonstration 18529 8181,83 44,16%
flotte d'évaluation de projets 62261 8900,00 14,29%

total investissements

99554 32503,46 32,65%

Tableau des dépenses réalisées vs dépenses planifiés dans le cadre des subventions Feder/ Région

 

Seule, l'année 1 (juin 2008 / mai 2009) a fait l'objet d'un co-financement par la Région Rhône-Alpes et le Feder. Sur la deuxième année (juin 2009 / mai 2010), c'est une partie du co-financement d'EDF qui a servi a ce "poste" de dépenses.

Dans notre cas, le financement de matériel par des Fonds Feder était en partie inapproprié. Le matériel ainsi subventionné doit être conservé pendant une période de cinq années, être remplacé au minimum à l'identique ou détruit et non renouvelé. Dans le cadre d'acquisition de vélos à assistance électrique, avec une durée de vie moyenne de 2 ans en usage "évènementiel", un mode de financement plus flexible aurait été approprié ou connu à l'avance pour anticiper cette "contrainte" en choisissant des modèles plus résistants.

autre exemple : nous n'avons pas intégré les coûts de remise en état des véhicules roulants dans le budget initial, et nous avons fait le choix d'acquérir des véhicules anciens nécessitant un minimum d'entretien et de petites remises en état. Ce type de dépenses non intégrées dans la demande initiale se retrouve hors cadre, donc non intégrables dans les dépenses inhérentes au projet.

 

C) "Frais de Fonctionnement"

Les postes mis en avant sur cette rubrique sont les suivants :

dépense planifiée dépense réalisée %
FG : comptabilité prj externalisée 6000 4436 73,93%
FG : assurances 2200 2704,03 122,91%
Com : Internet 9700 7599,7 78,35%
Com : prospectus et plaquettes 12000 6516,6 54,31%
Com : réceptions et conférences 8000 0 0,00%
Depl : déplacements projets 12500 2873,56 22,99%
Depl : déplacements sur évènements 5000 2516,87 50,34%
Autres : formations techniques 10000 13250 132,50%
Autres : frais de personnels intérim events 15000 2137,81 14,25%

total Frais de Fonctionnement

80400 42034,57 52,28%

Tableau des dépenses réalisées vs dépenses planifiés dans le cadre des subventions Feder/ Région

Les postes "prospectus & plaquettes" est plus faible que l'estimation en raison d'une réalisation complète en interne. Les "frais de personnels intérim" ont été réduits pour favoriser le personnel "permanent" maîtrisant mieux le discours.

Note importante : Sur la deuxième année (juin 2009 / mai 2010) une subvention de la Région Rhône-Alpes a été budgétée à hauteur de 80% sur 58.639,50 euros TTC de dépenses prises éligibles. A la date de rédaction de ces lignes, celle-ci n'a pas mise en oeuvre, et le précédent tableau sera complété en fonction à date.

D'une manière générale, budgétiser systématiquement un poste "comptabilité externalisée" afin de vous décharger des tableaux financiers à produire. Anticipez dès le début l'affectation de codes spécifiques pour la saisie des pièces comptables pour les différents postes comptables concernés par les subventions afin d'en faire le tri dans votre comptabilité analytique.
Pensez que des contrôles des pièces comptables peuvent être réalisés par des représentants de la Communauté Européenne et que les éléments relatifs aux subventions doivent être séparés (physiquement) des autres éléments de votre comptable globale pour contrôle.

 

   liens ressources
Mode d'emploi des subventions Feder

Globalement, on constate que nos estimations de départ peuvent être considérées comme surévaluées, mais que compte tenu du manque de trésorerie chronique de ce projet, nous avons du dépenser au plus juste en permanence. Nous n'avons donc pas atteint les dépenses estimées, mais néanmoins nous avons réalisé ce qui était prévu et en partie planifié dans le cadre du projet du programme RRARE. Le fait de le faire dans de telles conditions financières a été fortement inconfortable pour les différentes équipes qui se sont succédées (en partie cause du turn-over important).

 

CONCLUSION : la demande d'une subvention Européenne, régionale, locale... est un formidable outil de développement d'un projet mené par une association. Néanmoins, les non-dits sont nombreux et un non-dit peut faire basculer le devenir de votre association si vous n'avez pas "gérer" la participation de vos co-financeurs comme cela devait être. La compréhension avec vos interlocuteurs n'est peut être pas toujours optimum, car vous avez votre langage et eux le leur. Il suffit d'un peu de rigueur et d'avoir compris les règles de fonctionnement. C'est à la portée de n'importe qui. Malheureusement, lorsque nous avons démarrer notre projet, aucune information claire était disponible sur internet pour nous aider à comprendre et décripter les modes de fonctionnement et les règles qui régissent les subventions Feder. Aujourdh'ui, elles sont plus nombreuses, et nous souhaitons que la rédaction de ce compte rendu permettra les porteurs de projets d'y voir plus clair.

Problèmes rencontrés :
- trésorerie de démarrage du programme très largement insuffisante et planification financière totalement sous-estimée compte tenu de...
- la mise en place tardive des subventions avec une méconnaissance des procédures, nous a placé intuitivement (et à tord) dans une position d'attente de la part de nos co-financeurs,
- manque de clar
eté des textes de subventions sur nos obligations administratives, donc on improvise...
- ce que nous n'avons pas estimé (en dépenses ou en charge de travail) ne peut pas être pris en compte à postériori dans les dossiers de subvention, donc soit faire preuve de beaucoup de clairvoyance ou soit disposer d'une trame d'un projet précédent qui vous permet de faire une estimation la plus précise possible (sinon vous dépensez du temps et de l'argent qui ne sera pas pris en compte dans le travail réalisé).

- charge de travail administrative sous-estimée au profit de l'opérationnel.

 

téléchargez la version d'août 2010 de ce compte rendu :

avec nos remerciements.

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